1) - In data 26/06/1981, presso la sala Eurostar di Bologna Centrale, è stato istituito il Gruppo Ricordi di Rotaie (RdR) che si prefigge lo scopo di reperire elaborare, archiviare e ridiffondere informazioni sulla rete ferroviaria italiana, nel tentativo di mantenere aggiornati i dati già pubblicati nel libro «Ricordi di Rotaie - Volume I° e II°» ed in previsione del terzo, seguendo i criteri dell'organizzazione già a suo tempo istituita ed operativa a tale fine.
2) - Gli aderenti a RdR in qualità di collaboratori potranno essere integrati da nuovi aderenti, necessari a rendere più capillare e precisa la raccolta di notizie, soprattutto nelle regioni meridionali. L'elenco dei collaboratori appare nella pagina I collaboratori RdR.
3) - L'adesione come collaboratore può avvenire con la compilazione di un modulo e l'invio dello stesso tramite email o con semplice accordo verbale a cui devono immediatamente seguire i recapiti necessari e si intende rinnovata tacitamente ad ogni anno, fino ad eventuale disdetta ugualmente via email o verbale.
4) - L'organizzazione, basata appunto su quanto già collaudato per il citato libro «Ricordi di Rotaie», si articola su un coordinatore centrale e su tutti i collaboratori nelle zone di pertinenza. A cura del coordinatore, tutti gli aderenti riceveranno 1 volta al mese, via email, una circolare riassuntiva nella quale verrà riportato:
4.1) - le soppressioni di linee e/o impianti,
4.2) - le nuove attivazioni di linee e/o impianti,
4.3) - aggiornamenti sui lavori in corso, possibili soppressioni, previsioni di lavori, di varianti e di attivazioni,
5) - Tutti i dati e le informazioni reperite, sia su richiesta, sia ricavati di iniziativa, verranno passati dai vari aderenti al coordinatore via email.
6) - Eventuali riunioni informali potranno essere organizzate di tanto in tanto e con l'accordo di tutti per semplice mutua conoscenza, per eventuali scambi di informazioni, per eventuali scambi di opinioni, qualora ritenuto opportuno.
7) -- Ogni collaboratore agisce:
7.1) - di iniziativa, secondo le notizie che giungono in suo possesso,
7.2) - basandosi su quanto riportato nelle circolari di cui al precedente punto 4,
7.3) - rispondendo alle specifiche richieste di chiarimenti del coordinatore,
7.4) - basandosi su tutti i nuovi orari ferroviari ogni volta che entrano in vigore.
Qualora la descrizione da fornire sia complessa, è gradito uno schizzo topografico schematico.
8) - I dati normalmente utilizzati sono:
8.1) - Nome proprio della linea
8.2) - Data di apertura
8.3) - Data di chiusura
8.4) - Altre date
8.5) - Pendenza massima
8.6) - Raggio minimo
8.7) - Armamento
8.8) - Lunghezza
8.9) - Esercente
8.10) - Nomi dei posti di servizio
8.11) - Loro distanze reciproche
8.12) - Note, descrizioni, curiosità
8.13) - Livello e stato attuale
8.14) - Disegno schematico
8.15) - Eventuali foto
8.16) - Eventuali piani di stazione
Le definizioni tecniche, le informazioni sulla simbologia, sulle notizie da fornire, sugli standard di compilazione dei disegni schematici e delle schede sono illustrate nella Parte I - Introduzione.
9) - Le zone di pertinenza di ogni singolo aderente non sono definite ufficialmente ed è più conveniente che ogni aderente segnali in qualsiasi momento quei dati dei quali è venuto in possesso relativi a tutto il territorio nazionale, pur tenendo conto che, ovviamente, ciascuno avrà maggiori possibilità di conoscenza nella zona di residenza.
10) - Contatti diretti fra i collaboratori sono sempre possibili.
11) - Ogni collaboratore non è vincolato da impegni temporali e di quantità di alcun tipo.
12) - Nel caso il collaboratore sia disponibile e se ne senta in grado, potrà, con l'accordo e l'assistenza del coordinatore, provvedere a redigere di propria iniziativa i documenti, come testi, schemi grafici e schede, che fanno parte dei dati sulla rete e che verranno diffusi a mezzo delle circolari mensili.
13) - Nel caso di dimissioni da parte del coordinatore, questi provvederà a:
13.1) - darne immediata comunicazione a tutti gli aderenti,
13.2) - chiedere a ciascuno di essi la disponibilità a ricoprire il ruolo scoperto,
13.3) - in caso negativo richiedere la segnalazione di un nominativo, fra gli aderenti, che a loro parere sia adatto a ricoprire il ruolo;
13.4) - segnalare a tutti gli aderenti ed all'interessato l'avvenuta nomina del nuovo coordinatore sulla base delle segnalazioni ricevute.
14) - La nomina di un nuovo coordinatore potrà comunque essere richiesta da qualsiasi aderente ed in qualsiasi momento con segnalazione al coordinatore della propria o altrui candidatura per ricoprire il ruolo. Le ulteriori azioni da intraprendere verranno concordate.